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エンジニアイベント『RubyKaigi 2020 Takeout 感想戦 SmartHR@仮想松本』が開催されるまで

エンジニアのkinoppydです。2020/09/04-05に開催されたRubyKaigi Takeout 2020の熱気も落ち着いてきた2020/09/12、SmartHRではRubyKaigi感想戦@仮想松本というイベントを開催しました。このイベントは、本来松本で開催されるはずだったRubyKaigiが中止となり、初のオンラインイベントでの開催となったことから、なんとかSmartHRのエンジニアチームとしてRubyKaigiの盛り上がりや松本への貢献ができないかと思い、発案したものです。

smarthr.connpass.com

www.youtube.com

この企画は、当日飛び入りで参加していただいたゲストの方々のおかげもあり、とても好評のうちに幕を閉じました。このブログでは、イベントの企画と開催までの過程を、共に企画を回してくれた採用広報のはるはなと一緒に振り返りたいと思います。

企画の始まりとコンテンツの話

当初の企画

SmartHRでは、毎年RubyKaigiにスポンサー登録をして何かしらの出展を行っています。2018の仙台では代表の宮田がスポンサーセッションでのスピーチ(いい話だったらしい)を行ったり、2019の福岡では天神から会場までのバスを走らせて参加者の足になったりしました。 2020年、松本では参加者のためのコインロッカー&クロークサービスを行おうと準備を進めていました。これは、RubyKaigiに参加するエンジニアは常にノートPCを出したまま持ち歩き、かつノベルティの詰まった重い荷物まで背負っていて、セッションの移動が大変だろうという考えからでした。

実施の準備はほとんどできていたのですが、年明けからのCOVID-19の流行によりRubyKaigiそのもの開催が延期され、ついにはオフラインイベントの開催中止が決まったことにより、この計画は頓挫してしまいました。

開催中止からの感想戦の決定まで

RubyKaigi2020は開催中止が決定されましたが、オンラインイベントのRubyKaigi Takeoutが開催されることも後日にアナウンスされました。RubyKaigiそのものが完全に中止ではなくなったことは嬉しかったですが、RubyKaigiにおいて半ば主目的とも言えなくもない地方への旅の楽しみが無くなってしまい、寂しいなと思いました。 また、RubyKaigiはRubyエンジニアに対する会社のアピールのチャンスでもあります。そのためにスポンサーをし、ブースを出してエンジニアたちにSmartHRを記憶にとどめてもらい、転職の候補に入れてもらう……そのための機会が完全に無くなってしまいました。 旅に出ることができない寂しさと、SmartHRをRubyエンジニアたちにアピールすることができない悲しさが相まって、「SmartHRとしてRubyKaigiのフォローイベントをやろう」という話が出るのにそんなに時間はかかりませんでした。

そしてその後、RubyKaigi Takeout の開催が正式に告知されると、オンラインとオフラインをいいかんじに融合させた、SmartHRのイベント企画が始まりました。

開催する内容は

  • RubyKaigi Takeout 2020 をより楽しめるようにする
  • 松本に行けなかったからこそ、松本を感じたい
  • SmartHRのエンジニアが、RubyKaigiで何を注目しているのかを共有する

という観点で検討が進み、私とエンジニア採用のtakinariさんと採用広報のはるはなさんの三人でミーティングを重ね「感想戦! しかも松本ノベルティ付き!」という結論を引き出しました。

コンテンツの選定に関して

RubyKaigi Takeout 感想戦@仮想松本の開催において、私はコンテンツの選定とエンジニア側の調整を主に行っていました。といっても、私がやったことは会社の中にいる人たちの中から、「この人はRubyKaigiをどういう目線で見てるのか知りたい」と思う人を集めただけです。 sugamasaowillnet をはじめとして、社内には尊敬できるRubyエンジニアが何人もいるので、ここはそんなに苦労しませんでした。 次にコンテンツの選定ですが、RubyKaigi Takeoutを視聴したエンジニアたちと当日のタイムラインを見ながら「これは触れておきたい」「これは面白かった」「これには一家言ある」のような意見を吸い上げ、最終的にSmartHRのエンジニアが注目していると言えるラインナップを揃えました(とはいえ、5本しか選べなかったので、全然少ないですが)。

当日の話について

当日は、もう初っ端からビールを開けていることからわかるように、いわゆる「川」的な雰囲気を出しつつ、カジュアルにSmartHRの注目するセッションについて話しました。ファシリテーションは行いましたが、あくまで全員が思うがままに感想を言い合うスタイルで、同僚がこんなことを考えているんだと知れて僕もとても楽しかったです。 また、幸運なことに実際にセッションを発表した方々の目にもとまり、当日はTwitterでの実況に参加までしていただきました。それをいいことに、DMしてZoomのURLを送ればトークにも参加してくれるのでは? と煽るとwillnetさんが実際にDMを送ってくれ、なんとセッションの発表者の方々にも感想戦に参加していただくことができました。

企画の取りまとめの話

採用広報のはるはなです!採用広報として、採用イベントの企画運営、社員インタビューなど情報発信を行っています。 このパートではコミュニケーションとノベルティ選定の2つに関して振り返りたいと思います。

今年もRubyKaigi 運営の皆さんにはとてもお世話になりました。 皆さんのご協力のもと、イベントを大盛況のうちに幕を閉じることができたと思っています!本当にありがとうございました!!

僕のパートではコミュニケーションとノベルティ選定の2つに関して振り返りたいと思います。

コミュニケーションについて

イベントを終えてみて振り返ると多忙な中、運営のみなさんの迅速なご確認に何度も助けてもらいました……。 一方でボランティアとして携わっている皆さんに、なるべくお手数かけずにやりとりができればよかったなと振り返ると反省の気持ちでいっぱいです……。

一例としては告知に関する確認作業です。 SmartHRとしては「プレスリリースの配信」、「connpassで作成したLP」の2つを予定していました。 当初同じOGPを使用する予定でしたが、connpass上の仕様を理解しておらず、何度も画像確認をお願いしてしまう痛恨のミス。

初歩的なことですが、情報発信は単発ではなく、全体を見越したスケジュールと制作物管理が重要だと気付かされました。

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プレスリリース用OGP

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LP用のOGP

松本ノベルティの選定について

今回残念ながら、COVID-19の影響により松本市でのリアル開催はできませんでした。

社内での企画ミーティングでは参加者と会場での交流が出来なくなったことはもちろん、このキャンセルにより松本市に経済的なダメージがあることもとても心配で残念でした。オンラインであっても、松本市の名産品を味わうことで松本市を感じ、少しでもCOVID-19でダメージを受けた松本市に貢献しよう、と松本ノベルティの企画が決まりました。

蕎麦、ビール、日本酒、お菓子にフルーツ……松本にはたくさんの名産品があります。どれも松本らしく美味しそうで選ぶのが大変だったため、「よし、全部セットにしよう!」と大盛全部入りが決まりました。

たくさんある候補の中から、60人分という数量を確保するため在庫数の確認、配送方法を把握する必要がありました。そのためまずは商品のリストを作成、直接お店の方にご連絡させていただき在庫状況、配送方法をまとめてリスト化しました。(松本のみなさん、柔軟なご対応本当にありがとうございました!)

リストを予め作成することで稟議、進捗管理にも活用することができ、スムーズに進めることが可能になりました。 今回のような自社イベントを開催する際、まずは必要なものをリスト化し、それをベースにすることが抜け漏れのない運用に繋がるのだと改めて感じる機会となりました。

今回購入させていただいた松本の品

www.mcci.or.jp item.rakuten.co.jp www.kametaya.com www.mizusiro.co.jp www.kaiundo.co.jp www.kaiundo.co.jp

とここまでご覧いただくと、ご察しの方もいるかもしれませんが……各商品×60個でかなりの物量になりました! これをさらに一つずつ取り出して、参加者の皆さんへ送付する段ボールに詰め替えるとなると僕一人では難しい……どうしたもんかとスケジュールと睨み合いをしていました。 「こういう時こそ周りのみんなにヘルプお願いしましょう!」とtakinariさんからアドバイスいただき、同じ部署のメンバーに声がけしてみました。 みんな多忙だからなぁ……と思っていましたが、「最初の30分だけでも!」、「途中抜けしちゃうけど手伝える!」と嬉しい声をかけてもらえました。 困ったことがあれば、スッと手を差し伸べてくれるところもSmartHRの強みだ、としみじみと感じる瞬間でした。おかげで感想戦当日までにご応募いただいた参加者の皆さまに無事お届けすることができ、SNS上でも「豪華!」「美味しかった!」と言っていただけました。 このイベントを通じて、松本を少しでもみんなで共有できる時間を作れたことは、とても嬉しい出来事でした!

まとめ

kinoppydです。RubyKaigi 2020 Takeout 感想戦 SmartHR@仮想松本は、最初は私一人で雑にやろうと考えていたイベントですが、いつの間にか社内のたくさんの人からの助けを受けて、最終的にとてもしっかりとした良いイベントに育ちました。SmartHRでは、エンジニアを助けて一緒に働いてくれる、とても素敵で力強い仲間がたくさんいます! We are hiring!

hello-world.smarthr.co.jp

選考フローも全てオンラインに対応されていますので、安心してご応募いただければと思います。